2. Critères d’évaluation

Les événements sélectionnés pour faire partie du programme du pavillon feront progresser les objectifs du pavillon du Canada, mettront en valeur le leadership et l’action du Canada en matière de climat dans une ou plusieurs des priorités thématiques et contribueront à atteindre les objectifs primordiaux de mise en valeur de la diversité, de l’inclusion et de la collaboration.

Les responsables de l’événement doivent prendre en compte tous les facteurs énumérés dans cette entente lors de l’élaboration de leurs propositions. Au cours de la phase d’évaluation, les événements seront évalués en fonction des critères suivants :

Pertinence par rapport aux priorités du pavillon du Canada

La priorité sera accordée aux événements qui font progresser fortement une ou plusieurs des sept priorités du pavillon du Canada (énumérées ci-dessus).

Pertinence par rapport aux journées thématiques de la COP30

Les événements qui mettent en valeur la mise en œuvre et le leadership du Canada, qui favorisent l’adoption de nouvelles mesures ou qui encouragent les partenariats dans le cadre d’une ou de plusieurs journées thématiques de la présidence du Brésil ou de la Journée du leadership autochtone en matière de climat seront considérés comme prioritaires.

Pertinence internationale

La priorité sera donnée aux événements dont le public cible est clairement défini et correspond à la composition générale des délégués à la COP. Cela signifie que les événements doivent intéresser et être pertinents à la fois pour le public canadien et le public international.

Pouvoir de convocation des orateurs

Le pouvoir de rassemblement de la COP de la CCNUCC est énorme, avec plus de 50 000 délégués représentant les principaux leaders politiques, commerciaux et non gouvernementaux. Les événements doivent tirer parti de ce pouvoir de rassemblement et s’appuyer sur le profil des personnes présentes à la COP. Tout en reconnaissant que chaque événement ne comprendra pas un orateur de haut niveau, les événements seront néanmoins examinés en fonction du pouvoir de rassemblement des orateurs proposés et la préférence sera donnée à ceux qui ont un large attrait (par exemple, les principaux dirigeants politiques, d’organisations internationales ou d’organisations non gouvernementales).

Formes créatives et novatrices des événements

L’engagement du public est un outil clé dans le transfert efficace de l’information, catalysant l’impact et l’action par l’apprentissage. Les événements qui peuvent attirer un large public grâce à des formats uniques et dynamiques feront l’objet d’une attention particulière. (Pour plus de détails, voir les formats d’événements mentionnés ci-dessous).

Partenariat et diversité des points de vue

La collaboration avec diverses parties prenantes est essentielle pour créer des solutions innovantes et efficaces en matière d’action climatique. La COP30 est l’occasion d’une collaboration étendue entre les pays, les secteurs et les domaines d’expertise. À ce titre, les événements créés grâce à la collaboration avec des organisations partenaires sont fortement encouragés, et la priorité peut être accordée aux événements en partenariat, le cas échéant, avec leur gouvernement provincial/territorial, avec des organisations internationales et/ou avec des partenaires autochtones.

Langues officielles

Le pavillon du Canada doit refléter les deux langues officielles. La priorité sera accordée aux événements qui sont présentés dans les deux langues officielles ou en français. Des exceptions peuvent être faites dans des cas particuliers pour atteindre d’autres objectifs de représentation (p. ex. événements dirigés par des Autochtones).

Représentation internationale

Les événements seront évalués en fonction de la mesure dans laquelle ils incluent des voix internationales par l’intermédiaire d’orateurs individuels ou d’organisations partenaires.

Représentation régionale

Le Canada est composé d’un grand nombre de régions dont les paysages, la nature, les populations et les priorités sont diversifiés. Afin de mieux garantir l’expression d’un éventail de voix canadiennes, les événements seront évalués en fonction de la mesure dans laquelle ils offrent des perspectives régionales diversifiées provenant de l’ensemble du Canada.

Représentation autochtone

Les événements seront évalués en fonction de la mesure dans laquelle ils intègrent de manière significative les voix autochtones dans la création et l’exécution de leurs événements. Une attention particulière sera accordée aux événements qui amplifient les voix des peuples autochtones des communautés isolées en première ligne du changement climatique.

Genre

Les événements seront évalués en fonction de la diversité des genres parmi les intervenants.

Représentation des jeunes

Les événements seront évalués en fonction de la mesure dans laquelle ils incluent les voix des jeunes (âgés de 34 ans et moins) dans la création et la réalisation de leurs événements.

Autres groupes sous-représentés

Les événements seront évalués en fonction de la mesure dans laquelle ils prennent en compte les perspectives et amplifient les voix des groupes historiquement sous-représentés au Canada, afin de refléter de manière appropriée la diversité du pays.

3. Responsabilités du responsable de l’événement

Identifier le(s) point(s) de contact

Le responsable de l’événement est chargé d’identifier :

• Un point de contact unique qui assurera l’interface avec l’équipe de gestion de l’événement concernant tous les aspects de leur événement avant la COP30
• Un point de contact unique qui assurera l’interface avec l’équipe de gestion de l’événement sur place pendant la COP30. Cette personne doit être sur place à Belém

*Remarque : Il peut s’agir de la même personne ou de deux personnes différentes.

Identifier les intervenants

Le responsable de l’événement est chargé d’identifier, de contacter et de confirmer tous les intervenants qui participeront à l’événement, à l’exception des ministres fédéraux canadiens. ECCC s’occupera de la correspondance avec les ministres fédéraux canadiens que vous souhaitez faire participer à votre événement. (Plus de détails sont fournis sur le formulaire d’inscription).

Gestion des intervenants

Le responsable de l’événement s’engage à :

• Passez en revue les responsabilités des conférenciers et le code de conduite avec tous les conférenciers et confirmez leur accord avant leur implication dans l’événement.
• Transmettre toutes les informations critiques sur l’événement aux conférenciers, y compris, mais sans s’y limiter, les informations d’accréditation, la date et l’heure de l’événement, l’emplacement du pavillon et le déroulement du spectacle.
• Dans la mesure du possible, organisez une réunion pour passer en revue le déroulement du spectacle avec tous les intervenants avant l’événement.
• Assurer la liaison avec les intervenants sur place à Bakou (responsable de l’événement sur place).

Gestion des partenaires

Le responsable de l’événement est chargé d’assurer la liaison et la communication avec les autres partenaires de l’événement qui soutiennent la planification et la réalisation de l’événement.

Respect des délais

Le responsable de l’événement s’engage à respecter toutes les échéances liées, entre autres, à la confirmation des conférenciers, à la préparation des descriptions de l’événement, à la préparation du déroulement de l’événement, à l’identification des besoins en matière d’audiovisuel et d’équipement, etc. et comprend que le non-respect des échéances pourrait avoir une incidence sur la capacité d’inclure son événement dans le matériel promotionnel du programme du pavillon et pourrait entraîner le retrait de son événement du programme du pavillon.

Notification de tout changement

Le responsable de l’événement s’engage à informer immédiatement l’équipe de gestion de l’événement de tout changement apporté au déroulement de l’événement ou si, pour quelque raison que ce soit, un ou plusieurs intervenants ne sont pas en mesure de remplir leurs obligations. En cas d’empêchement d’un présentateur original, un présentateur de remplacement ayant la même expertise sera recommandé pour approbation par ECCC.

*Notez que nous nous réservons le droit de refuser de nouveaux intervenants. 

Identifier et gérer les besoins audiovisuels

Le responsable de l’événement accepte de confirmer tous les besoins audiovisuels avec l’équipe de gestion de l’événement. Tout article extraordinaire requis par le responsable de l’événement relève de la responsabilité de ce dernier, qui accepte de l’expédier ou de le transporter au pavillon du Canada pour qu’il arrive à temps pour l’événement.

Participer à deux séances d’information obligatoires pré-COP

Le responsable de l’événement accepte de participer à des deux séances d’information bilingues obligatoires concernant le pavillon du Canada. Ces séances seront menées conjointement par l’équipe de gestion de l’événement et l’équipe du pavillon du Canada. Ces sessions serviront à transmettre de l’information logistique de la présidence et sur le pavillon ainsi qu’à répondre aux questions des responsable de l’événement.

Participer à des séances d’information sur place à l’intention des responsables de l’événement

Le responsable de l’événement peut être invité à participer à une séance d’information sur place au pavillon avant la tenue de son événement.

Promouvoir le pavillon du Canada

Le responsable de l’événement accepte d’amplifier la promotion du pavillon du Canada sur ses canaux de médias sociaux, conformément aux lignes directrices en matière de communication.

4. Responsabilités des conférenciers

Être présent

La préférence sera accordée à la participation en personne aux séances du pavillon du Canada. Toutefois, le gouvernement du Canada examinera la faisabilité technique d’une participation à distance pour faciliter une contribution plus large, en particulier pour les groupes sous-représentés.

Tous les conférenciers mentionnés dans la proposition d’événement présenteront une séance à la COP30entre le 10 novembre et le 21 novembre 2025.

Les intervenants acceptent d’arriver 30 minutes avant l’heure de leur session pour les dernières instructions de l’équipe de gestion de l’événement. Tous les intervenants confirment qu’ils présenteront la session comme convenu dans la description approuvée du déroulement et de la présentation. Aucune modification substantielle du contenu ou des intervenants n’est apportée sans une demande écrite préalable soumise à l’équipe de gestion de l’événement pour approbation finale par ECCC.

Compétences en matière de présentation

Les orateurs doivent être capables d’inspirer, de divertir et d’impliquer notre public par le biais de présentations ou d’ateliers interactifs offrant des enseignements pratiques. Les orateurs doivent savoir comment s’adresser à des adultes et les instruire. Cela inclut, au minimum, la coordination des informations orales et visuelles, et la capacité d’interagir positivement avec le public. Les orateurs doivent éviter de lire le contenu des diapositives. Les diapositives ne doivent aborder que les points clés de la présentation.

Pitch / Annonces – Pas de publicité

Les conférenciers s’engagent à ne pas vendre ou promouvoir un produit, un service ou une publication pendant leur présentation. Il est interdit de distribuer la documentation promotionnelle d’une entreprise à l’intérieur du pavillon du Canada.

Opinions politiques

Pendant la présentation, les conférenciers s’abstiendront d’exprimer des opinions politiques partisanes et veilleront à assurer une représentation équilibrée des points de vue afin de refléter la diversité de notre communauté.

Inclusion

Les orateurs acceptent les politiques d’expression orale fournies et s’engagent à respecter la diversité de tous les individus ; à respecter les attributs tels que le sexe, l’identification de genre, la race, l’ethnicité, l’âge, la citoyenneté, l’état matrimonial, l’orientation sexuelle, la nationalité, le statut socio-économique, la religion, la capacité physique, la capacité mentale et l’expression. Tous les intervenants comprennent et soutiennent l’importance de l’inclusion, de la sécurité de l’expression et du respect des différents points de vue.

5. Déplacements et hébergement

Le responsable de l’événement est responsable de toutes les dépenses liées à sa présentation. Cela comprend, sans s’y limiter, les frais de déplacement et d’hébergement, les honoraires de l’orateur, l’envoi de matériel supplémentaire, l’installation supplémentaire, etc.

6. Droits de propriété intellectuelle sur les enregistrements et le matériel

Le responsable de l’événement garantit et déclare que la présentation est un travail original, qu’elle est exacte dans les faits et qu’elle ne contient rien de diffamatoire ou d’illégal. Le responsable de l’événement a le pouvoir de conclure cet arrangement et est le seul détenteur des droits d’auteur ou a obtenu toutes les autorisations ou licences nécessaires de toute personne ou organisation dont le matériel est inclus ou utilisé dans la présentation.

7. Rémunération

Rémunération de l’orateur

ECCC n’offrira aucune compensation aux responsables d’événements (et à leurs conférenciers) pour leur participation au pavillon du Canada. ECCC apportera son soutien à l’accréditation pour la COP30, si nécessaire.

Voyage et hébergement

Toutes les dépenses encourues pour se rendre en Azerbaïdjan afin de participer au pavillon du Canada sont à la charge du responsable de l’événement et ne seront pas remboursées par ECCC ou l’équipe de gestion de l’événement.

Matériel audiovisuel

Toutes les dépenses liées aux articles extraordinaires requis par le responsable de l’événement pour la tenue de son événement sont la responsabilité du responsable de l’événement et ne seront pas remboursées par ECCC ou l’équipe de gestion de l’événement.

Aide financière

ECCC n’est pas en mesure de fournir une aide financière pour couvrir les coûts de l’événement. Certaines exceptions pourraient être faites pour faciliter la participation de personnes sous-représentées (par exemple, les peuples autochtones, les jeunes, les minorités visibles, etc.) sur demande spéciale, dans le cadre de votre candidature initiale.

8. Indemnisation

Le responsable de l’événement accepte d’indemniser, de dégager de toute responsabilité et de défendre ECCC et l’équipe de gestion de l’événement contre toute perte, responsabilité, dommage, coût et dépense, y compris les frais d’avocat raisonnables, découlant de toute réclamation d’un tiers résultant de la violation par le responsable de l’événement des déclarations ou garanties faites par le responsable de l’événement dans le cadre de cet arrangement.

9. Code de conduite

Tous les intervenants ont lu le code de conduite (https://unfccc.int/about-us/code-of-conduct-for-unfccc-conferences-meetings-and-events) et acceptent d’agir conformément à ces codes.